第四条 沈阳市建设工程电子文件编制软件是沈阳市工程项目建设过程中制作电子文件和编制电子档案应使用的唯一工具。适用于建设、勘察、设计、施工、监理、检测、检验等单位建设工程电子文件的制作、归档和电子档案的编制、验收及移交。
第五条 电子档案的接收范围：建设单位应形成本单位的建设工程电子档案，组织、监督、检查、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案，统一向城市建设档案管理部门移交。
勘察、设计、检测、检验部门应将最终勘测、设计文件及检测、检验报告连同电子数据一并移交委托单位。
施工、监理单位在工程竣工后，应将本单位形成的建设工程电子档案向建设单位移交。
第六条 电子档案的质量要求： 归档的电子档案必须完整、准确、系统。建设工程电子档案的移交内容与建设工程纸质档案归档内容一致并同时归档。电子档案采取离线式归档，归档内容须使用专业杀毒软件进行杀毒，以保证电子档案的安全。归档载体为只读光盘，一式两份，城建档案馆与建设单位各保存一份，不允许采用其它载体。移交的电子档案必须附带《电子文件目录》、《建设工程电子档案基本信息表》、《建设工程电子档案移交、接收登记表》。
第七条 建设单位在领取《建筑工程施工许可证》时，应与城市建设档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》。
第八条 建设工程电子文件编制软件使用电子签名。沈阳市城市建设档案馆负责电子签名资格注册和年检工作。已取得电子签名资格的单位和个人需在规定时间内年检，每两年一次。未参加或未通过年检的单位和个人，其电子签名资格作废。
法人电子签名的行为主体为各建设、施工、监理、勘察、设计、检测、检验等单位；管理及专业技术人员电子签名的行为主体为建设、施工、监理、勘察、设计、检测、检验单位的法人代表、技术负责人、项目经理、总监理工程师、监理工程师、质检员、档案员等。以上单位及人员均需办理电子签名资格注册。
法人电子签名资格注册需持单位营业执照副本原件及复印件，并填写单位申请表；管理和专业技术人员电子签名资格注册需持本人身份证原件、复印件，相关证明或专业资格证书，并填写个人申请表。管理和专业人员电子签名资格注册可由单位统一办理。
