(四)服务意识日益增强,社会评价普遍较高
考核发现,各中介代理机构在市场开拓、业务发展的过程中,由于企业自身生存和发展的需要,树立了较强的服务意识,服务水平普遍较高。绝大部分代理机构能够正确认识自身定位,在工作中不但做好采购单位的服务工作,还注重向供应商提供方便、推行微笑服务,在采购文件购买、保证金收退等方面推出方便供应商的各种措施。如:绍兴天源会计师事务所有限公司在代理工作中总结了“手勤、脚勤、嘴勤”等代理工作“三勤”理念;浙江省国际技术设备招标有限公司对未中标单位制发落标通知书;浙江建航工程咨询有限公司严格执行保证金收退时间规定,等等。在不断提升自身服务的过程中,代理机构付出了劳动,也收获了回报。本次考核设置的社会评价环节,多数代理机构的得分在85分以上,说明对代理机构的服务水平、工作效率等各方面满意度较高。
三、存在的主要问题
(一)机构队伍方面
考核发现,我省还有相当一部分代理机构场地比较简陋,没有单独的开标、评标室或者档案室,没有录音录像设施,专职从事政府采购业务人员偏少;部分代理机构主要从事工程招标代理或者会计、审计、评估等业务,对政府采购代理业务重视不够,接受过政府采购业务培训人员偏少;一些单位因业务较少,不注重在浙江政府采购网平台的运用,对网上自身信息维护不及时,导致账户被关闭,甚至有少数机构在考核前账户仍处于关停状态;有些代理机构开设分支机构过于随意,平时对分支机构人员、业务管理不严,问题较多;少数外地代理机构已在市县开展业务多年,但尚未按照《浙江省政府采购中介代理机构考核办法》的要求,到省财政厅进行备案。
(二)制度执行方面
考核发现,部分代理机构内控制度还比较薄弱,存在业务员一人操作到底或者岗位分工不明确、一人多岗的现象。部分代理机构虽建立了相关制度,但制度执行随意性较大。一些代理机构的内部制度比较陈旧,有些规定明显不适应现时的需要;一些机构制定制度简单照搬招投标相关规则,内容上与政府采购法律法规不相符合;还有一些机构制度上存在与法律或者文件相抵触的内容,需要根据政府法律法规及相关文件精神及时修正。
在保证金和收费管理上,尚有不少单位未按规定建立政府采购保证金台账,绝大部分单位没有单立保证金明细账,个别单位工程政府采购保证金在多个银行账户核算。此外,代理机构违反《
政府采购货物和服务招标投标管理办法》(以下简称财政部18号令)规定,超收、迟退保证金的现象比较严重,部分单位甚至有超过2年保证金未退的现象。考核也发现,一些地方,如萧山区,由于本地公共资源交易管理机构制度要求,导致在当地执业的代理机构存在违规收取低额保证金现象。也有个别代理机构规定报名后未参加投标的供应商没收一半投标保证金,上述现象侵害了供应商合法权益。
在档案管理方面,大多数机构还存在档案管理漏洞,问题主要集中在:一是档案管理场地和设备不完善,档案未集中归档,凌乱散放;二是无档案总目录,档案内资料未编写目录,顺序凌乱;三是档案未及时装订成册,未编写页码;四是档案资料不完整,相当一部分单位的档案缺少未中标供应商的投标文件、采购合同等重要资料,多数代理机构均存在档案缺少问题。
(三)业务操作方面
1.关于采购文件的编制和发售
(1)采购文件设定有效报价区间。个别单位在采购文件中规定“最高报价高于次高报价10%及以上和最低报价低于次低报价10%的作为无效报价”,该做法实际上限定了投标人的价格竞争,这与“低价优先法”的基本原则不符。
(2)竞争性谈判采用综合评分法。有的单位竞争性谈判项目采用综合评分法,按照得分高低确定成交供应商的做法,不符合
政府采购法“满足需求,质量与服务相等,报价最低”的评审原则。