(四)来信留存
以下两方面来信作存查处理，由具体承办的单位或部门存放，保留一年后整理销毁。
1、来访人的访后来信，按重复来信登记处理；
2、来信人的姓名(名称)及地址不清、反映问题不清和一信多投的重复信件。
(五)特殊来信处理
1、对有可能存在闹事苗头、恐吓、扬言自杀以及可能诱发群体性事件的来信，按紧急信件办理。办信人应及时向处(科、股)室或医疗卫生单位负责人报告，必要时报告分管厅(局)领导，同时向有权处理的部门或单位电话通报情况，并将来信迅速转送有权处理的部门或单位。
2、来信中附有的钱款、有价证券和各种证件、票据、论文、书画作品原件等物品，应当以挂号信的方式退还本人或转有关部门处理，同时作好记录。
3、来信附带自行研制的保健品、化妆品、药品、试剂等物品，应当集中存放、定期销毁。
四、来访接待
接待人民群众来访(以下简称接访)是指卫生行政部门和医疗卫生单位派员接待直接来本单位的，或上级信访机关交办、其他部门转送来本单位的，反映卫生工作相关问题，提出卫生工作意见、建议或者投诉请求的国内公民、法人或者其他组织以及境外人士来访。
接访工作包括交办(转送)、督办来访事项，协调处理重大、疑难来访问题，综合分析来访信息，开展调查研究，反映、通报来访情况，提出改进工作的建议等。
(一)接访工作要求
1、接访工作人员应当文明接待、依法秉公办事，尊重信访人，认真负责地为群众排忧解难。
2、群众来访实行集中接待、归口处理。由单位信访部门进行初筛，根据来访者反映的内容，首先由信访部门接待处理。接访解释、处理确有困难的，通知相关处(科、股)室接待处理，各处(科、股)室必须及时安排人员到指定场所接待群众上访；来访者反映问题涉及多个处 (科、股)室职能的，由信访部门确定一个为主的处(科、股)室负责接待，其它相关处(科、股)室分别提出意见，信访部门综合归纳后答复来访者。接访以口头解释、回复为主，必要时给予书面回复。群众直接向各级卫生行政部门的处 (科、股)室或医疗卫生单位投诉的信访事项，按照“首问责任制”的原则办理，不得推诿和拒绝。
3、来访人如果不能使用普通话沟通，接访工作人员应当告知来访人自带翻译，或者通过纸笔进行沟通。来访人态度生硬、蛮不讲理时，接访工作人员应该冷静对待，不急不躁，避免冲突，做深入细致的思想疏导工作，化解矛盾，防止事态扩大。
(二)接访工作方法
