出口企业如确实无法提供与上述要求的名称、格式等完全一致的备案单证，可以提供具有同等效力的其他相关单证作为备案单证。但出口企业在进行首次单证备案前，应向县（市、区）局主管退税部门提出书面申请，并提供有关单证的样式。经县（市、区）局主管退税部门审核批准后可按申请式样备案。
第六条 出口企业由于实行无纸化交易方式或国家有关行政部门实行无纸化管理等原因，无法取得纸质备案单证时，可向县（市、区）局主管退税部门提出书面申请，经批准后，可采取电子单证的方式进行备案，或将有关电子数据打印成纸质单证，加盖企业公章，并签字声明打印单证与原电子数据一致的方式予以备案。
第七条 出口企业纸质单证应要求采取对应装订的方式进行备案，由出口企业按出口货物退（免）税的申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》（详见附件二）。
对同一购销合同下多次出口的货物，可将该合同在货物第一次出口时予以备案，其余出口的可在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”中加以注明。
第八条 纸质备案单证和电子备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁和删除，保存期5年。
第九条 出口货物退（免）税单证备案的日常管理工作由县（市、区）局负责。县（市、区）局主管退税部门应指定专人管理，具体负责对出口企业单证备案的政策宣传和业务培训，组织指导做好对出口企业单证备案情况的核查工作。市局出口退税管理部门应对县（市、区）局单证备案管理工作进行监督、指导和考核。
第十条 出口企业单证备案的督导工作应纳入税收管理员职责范围。税收管理员应根据工作要求，督促企业建立单证备案的档案管理制度，并定期对出口企业备案单证的存放、装订、保管等情况进行实地核查，发现异常的，应将有关情况及时反馈县（市、区）局主管退税部门。
第十一条 对存在下述六种情形之一的，县（市、区）局主管退税部门应要求出口企业在申报出口货物退（免）税时提供四类单证。
1、纳税信用等级评定为Ｃ级或Ｄ级；
2、未在规定期限内办理出口退税登记的；
