（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。不得跨层或颠倒排列。
（七）公文中应当使用国家法定计量单位。
（八）公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时，注明准确的中文译名。
（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（十）拟制公文时，首页应使用规范的发文格式用纸，草稿的续页用Ａ４型双线横格稿纸。字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠油笔拟制公文。
第二十五条 拟制公文，涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建议，并与有关部门会签，属于国家药品监督管理局与国务院其他部门之间问题，应报请国务院协调或裁定，属于局机关司室之间的问题，报请局领导协调或裁定。
第二十六条 以国家药品监督管理局名义制发的公文，局领导签发前，应当由办公室秘书处进行审核，重点审核：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法之规定等。未经办公室秘书处审核的文稿，局领导不予签发。
第二十七条 国家药品监督管理局制发的上报公文，由局长或主持工作的副局长签发；国家药品监督管理局制发的下行文或平行文，由局长或局长授权的其他副局长签发。局内设机构制发的公文由司长（主任）或司长（主任）委托副司长（副主任）签发。
涉及局机关各司、室职责范围内的事项，如需以国药监办的文号或办公室名义行文，应由各司室写出代拟稿，并交本部门司领导审核后，送局领导或办公室领导审核、签发；涉及局机关几个司室职责的事项，应由主办司室代拟文稿，协办司室会签后，送局领导或办公室领导审核、签发。代拟文稿部门负责缮印、校对、登记、分发等工作。
文稿一经领导人签发即为定稿，领导签发后的定稿一般不得改动，特殊情况需改动时，可按程序提出，经签发人批准后方可改动。
