第十四条 在职务活动中形成的文件材料，必须定期由文书部门或者经办部门整理、立卷，并移交档案管理机构集中管理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。
第十五条 承担环保部门的科研项目或者工程任务的单位，在申请科研项目或者工程任务验收时，必须由本单位档案管理机构对应当归档的文件材料进行检查，并出具合格证明。
承担环境保护行政主管部门下达的重要工程任务的单位，在申请工程验收前，必须通过下达工程任务的环境保护行政主管部门的档案管理机构对应当归档的文件材料进行检查验收。
科研项目或者工程任务的档案未经验收或者经检查不符合要求的，对该项科研项目或者工程任务不能进行鉴定、验收。
第十六条 文件材料的归档应在以下时间内完成：
（一）文书档案应由经办单位或者经办人员在次年六月底以前移交档案管理机构；
（二）环境保护科研或者工程建设档案，应由下达科研项目或者工程任务的环保部门监督承担单位在成果鉴定或者工程验收后两个月内移交档案管理机构归档，周期过长的可以按形成阶段分期归档；
（三）重要的工作会议、专业性技术会议和学术会议的文件材料，应由会议组织单位在会议结束后一个月内整理、立卷，并移交档案管理机构；
（四）带有密级的环境保护文件材料，应由经办单位随时形成随时归档。
第五章 档案的管理
第十七条 环境保护档案的著录分类标引，依照《中国档案分类法、环境保护档案分类表》、《环境保护档案著录细则》进行。
第十八条 环境保护档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。凡在工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的，应永久保存；凡在较长时间内具有查考利用价值的，应长期（１６年至５０年）保存；凡在一定时期具有利用价值的，应短期（１５年以内）保存。
第十九条 环境保护档案的保存价值应定期进行鉴定。对保管期限的变动、密级调整和需要销毁的档案，必须经过专门的鉴定小组鉴定，并报本部门主管负责人批准。
环境保护档案鉴定小组由本部门档案、保密和有关业务部门的人员组成。
