c)不符合要求:通知申请方根据评审组提出的文审意见,对文件进行修改后再重新提交进行文件评审。
2.4 现场评审
2.4.1 准备评审
2.4.1.1 编制评审计划
评审组长负责编制现场评审计划。编制评审计划时应了解申请单位的组织结构、职能分配、办公场地、生产场所、交通等各方面信息,以保证计划的适宜性与可操作性。同时,评审计划应具有灵活性,能够根据评审过程中得到的信息进行局部调整,以便更有效地利用资源。
评审组长应根据受评审方有效文件明确相应受评审部门的主要职责活动,若文件不足以提供充分信息,可通过访问或查询的方式予以了解明确。
评审计划的内容应包括:
a)受评审方名称;
b)评审的目的和范围;
c)评审依据的标准和文件;
d)评审组成员的名单;
e)开展评审的日期;
f)受评审方部门;
g)每一受评审部门的预定评审日期和持续时间;
h)同受评审方管理者将要举行的会议的日程安排;
i)对评审目的、范围有重大直接责任的人员名单;
j)评审报告的分发范围;
k)批准和确认
评审计划应由有关人员进行审批,并确保评审计划安排合理:
a)评审计划必须覆盖受评审方提交的申报文件的全部内容,评审计划应注意其协调性,并考虑评审员的专业能力问题。
b)现场评审天数一般为1~2天。
在具体确定评审人日数时,还应该考虑下列影响评审时间的因素而适当增减:
1)企业类型;
2)员工承担活动的分散程度;
3)申请单位的准备程度以及对评审要求与程序的了解;
4)其它。
评审计划应提前发送受评审方确认。如受评审方对评审计划人员和日程安排等有异议,应立即反馈给评审组长,并确保在评审开始前,同受评审方协商解决。如果受评审方对评审计划无异议,则在现场评审时在评审计划中签字确认。
如果评审计划的某些细节过早公开将影响客观证据的收集,这些细节应在评审过程中陆续通知给受评审方。
2.4.1.2 评审前的准备会
在正式开始现场评审前,评审组长可在到达受评审方现场后组织评审组召开一次评审准备会,主要内容如下:
a)通过沟通、介绍,使评审员进一步熟悉受评审方的基本情况(受评审方组织结构、体系框架等);
b)由具有受评审领域专业背景的评审员或技术专家对其余评审组成员进行专业培训;