2.实施重要档案异地备份制度。俗话说，鸡蛋不能只放在一个篮子里。我国从古到今，都对重要档案实行多套异地备份。特别在上世纪60年代，许多档案馆都为备战而建立了后库。但近二三十年随着战争危险的减弱，很多档案馆的后库都弃置不用了。在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天，我们必须强化风险防范意识，提高灾害应对能力，采用新的手段，重新实施重要档案异地备份制度，在不同的地方存放重要档案的重份或缩微、复印、数字化等形式的副本。省以上档案馆凡有后库的都应恢复使用，存放档案副本；没有后库的，应与其他省档案馆互在本馆为对方建立备份档案库房，互为对方存放备份档案。选择异地备份场所，以相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方为宜。除了要求省级档案馆这样做以外，提倡地级、县级档案馆也这样做，对重要档案实行异地备份。特别是安全系数较低的电子文件，一定要普遍实行异地备份。有条件的地方，还应逐步将电子文件转换成其他载体保存，实行异质备份，以防止若干年后电子文件因阅读设备不配套而无法读取。今后，要把重要档案异地备份作为确保档案安全的一项制度来实施。各级档案部门要高度重视，采取有效措施共同推动这项制度的实施。
3.采取其他防范措施。特别在档案建筑上，一定要采取防震、防火措施。档案建筑的抗震烈度一定要高于当地的普通公共建筑，档案库房应尽量采用防火阻燃材料，并安装自动报警和相应灭火装置，或采取其他防火措施。档案装具也要考虑应急情况，应把重要的档案放在封闭便携式档案柜中。因为多次灾害告诉我们：抗震性能好的库房，能避免档案因库房震垮而遭受毁灭性损失；使用防火阻燃材料的库房，档案不至于在火灾发生时被烧毁；封闭便携式档案柜在各种灾害来临或紧急情况发生时，都对保护和抢救档案有利。对此，我们要形成共识，引起重视，切实采取以上这些行之有效的防范措施来确保档案安全。
4.对已有复制件的档案原件进行封存。我到西方一些国家的档案馆，看到他们把已经数字化了的档案原件，装进无酸纸盒中，加以密封保存，这样对原件可以起到更好的保护作用。从今年开始，中央档案馆和中国第一、第二历史档案馆也开始对已有复制件的档案进行临时封存。各级档案馆都要把对已有复制件的档案原件进行封存作为确保档案安全的一项制度来执行。凡是已有缩微、复印、数字化等形式副本的档案原件一律封存，无特殊情况的，都不再提供利用，而以复制件提供利用。
5.制定应急预案。各级档案馆、室都要制定应急预案，对所能设想到的各种突发灾害、突发社会事件到来时怎样抢救、保护档案制定出方案，以便紧急情况发生时按预案办事。每年要按预案进行演练。当紧急情况发生时，档案部门的领导人一定要冷静清醒，果断沉着，自身能处置的紧急处置，自身处置不了的要立即边报告有关部门请求协助，边采取其他挽救措施，决不能无所作为，优柔寡断，延误时机，甚至临阵脱逃，造成无可挽回的损失。凡有这种情况的，一定从严处理。
6.加强抢救和补救。对突发灾害、事件造成档案损失的，一定要尽快对破损档案采取抢救和保护措施，避免造成更大损失。还可采取到有关单位复制和征集等办法，用复制件等填补已损毁档案造成的空白，降低损失程度。各级国家档案馆要继续做好国家重点档案抢救和保护工作，把国家补助的专项经费切实用好，严禁挪作他用。明年，国家档案局将会同财政部，对有关地区国家重点档案抢救和保护补助费使用情况进行绩效评估，加强监督和指导。
同志们，我国改革发展正处于关键时期，实现全面建设小康社会的宏伟目标，任务艰巨而繁重。我们要更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，认真贯彻落实党的十七大和十七届三中全会精神，坚持以科学发展观统领档案事业发展全局，锐意进取，扎实工作，以优异成绩迎接新中国成立60周年。
在全国档案局长馆长会议上的总结讲话
（2008年12月20日）
段东升
同志们：
这次全国档案局长馆长会议历时一天半，顺利完成了预定的各项议程，今天就要结束了。在与会同志们的共同努力下，会议开得圆满成功，达到了预期的目的。
受局馆领导班子委托，现在我对会议进行总结。下面主要谈三个问题。
一、这次会议的总体情况
这次全国档案局长馆长会议是在党的十七届三中全会之后、全党开展深入学习实践科学发展观活动的形势下召开的，会议指导思想明确，主题突出，求真务实，鼓舞信心，对于统一全国档案工作者的认识，凝聚全国档案工作者的力量，做好2009年全国档案工作，继续坚定不移地推进档案工作又好又快发展，具有重要的指导意义。
国家档案局局长中央档案馆馆长杨冬权同志在会上所作的报告，全面回顾了2008年的全国档案工作，总结了各级档案部门紧紧围绕党和国家工作大局，提供积极主动服务，推进各项业务建设取得的新进展。报告明确提出了2009年全国档案工作的总体要求，具体部署了主要任务，就全国档案部门深入学习实践科学发展观，加快推进“两个体系”建设，促进档案工作更好地为科学发展服务，同时加快实现档案事业自身科学发展提出了明确要求。杨冬权同志的工作报告实事求是，指导性强，各地区、各部门要结合实际认真贯彻落实。
会议期间，代表们结合工作实际，对杨冬权同志的工作报告进行了深入、热烈的讨论，并有部分省（自治区、直辖市）、市档案局的代表围绕档案工作怎样为科学发展服务、档案事业自身怎样科学发展作了大会交流发言。代表们认为，杨冬权同志的工作报告从全国档案工作实际出发，对2009年的主要工作提出了明确要求，是一个解放思想、勇于创新的报告，是一个重点突出、可操作性强的报告。讨论中代表们畅所欲言，对如何贯彻落实这次会议精神提出了许多很好的意见和建议。大家一致认为，这次会议认真学习贯彻党的十七大和十七届三中全会、中央经济工作会议精神，深入学习实践科学发展观，放眼全局，面向未来，紧扣党和国家中心工作，立足改革、创新、发展，把档案工作定位在了一个更高的新起点上。与会同志相互交流、相互启发、相互借鉴、相互促进，会议开得富有成效，达到了统一思想、明确目标、振奋精神、推进工作的目的。
二、需要进一步强调的几个问题
关于2009年的工作任务，杨冬权同志已在工作报告中作了全面部署，我仅就会议期间同志们交流讨论中提出的问题，谈几点意见。
（一）关于档案事业发展综合评估工作
在过去的两年时间里，国家档案局已经对13个省、自治区、直辖市及计划单列市的档案事业发展情况进行了综合评估。整体来看，通过综合评估工作，各地区党委、政府对档案工作更加重视，对于解决档案工作中存在的一些深层次问题，对于促进档案事业的健康发展，起到了很好的推动作用。接受评估地方的档案部门抓住机遇，强化档案工作各项业务建设，各方面工作面貌焕然一新，档案事业发展水平有了很大提升。在这里需要强调的是，已完成综合评估的地方，要根据国家档案局评估组提出的整改意见，积极落实整改措施，争取在地方党委、政府的支持下，促进档案事业取得新的更大的发展。
